Online-Terminbuchung mit Erinnerung
Termine selbst buchbar, Erinnerungen automatisch – deutlich weniger No-Shows.
Ausgangslage
Termine werden noch immer per Telefon, E-Mail oder WhatsApp koordiniert. Kalender und Verfügbarkeiten müssen manuell abgeglichen werden, Erinnerungen passieren – wenn überhaupt – händisch. Die Folge: hoher Aufwand am Empfang und regelmäßige No-Shows, die direkt Umsatz kosten.
Lösung
Eine vollständige Buchungsstrecke auf Basis von Calendly, Google Calendar und Outlook: Kundinnen und Kunden buchen selbst freie Slots, Bestätigung, Kalendereintrag und automatische Erinnerungen (E-Mail/SMS) laufen vollautomatisch. Stornos und Umbuchungen synchronisieren sich in alle Kalender zurück.
So sind wir vorgegangen
- Leistungen, Dauer, Pufferzeiten und buchbare Mitarbeitende definieren.
- Calendly-Setup mit den realen Verfügbarkeiten aus Google Calendar oder Outlook verbinden.
- Automatische Bestätigungs-, Erinnerungs- und Follow-up-Mails konfigurieren (24h + 2h vorher).
- Optional: SMS-Erinnerung für No-Show-kritische Branchen anbinden.
- Einbettung in Website oder Google-Profil und Übergabe an das Team.
Ergebnis
- ✓Online-Buchung 24/7 ohne Telefon
- ✓No-Shows typischerweise 20–40 % geringer
- ✓Empfang spart Stunden pro Woche an Terminkoordination
- ✓Volle Synchronisation mit Google Calendar und Outlook
FAQ
Brauchen wir dafür neue Software?
In den meisten Fällen nicht. Wir bauen auf bestehenden Tools wie Calendly, Google Calendar oder Outlook auf und ergänzen sie um Automatisierung und Erinnerungen.
Können verschiedene Mitarbeitende mit eigenen Kalendern angebunden werden?
Ja. Jede Person hat ihren eigenen Kalender, das System verteilt Buchungen nach Verfügbarkeit, Leistung und Skill.
Wie funktioniert die Erinnerung?
Standardmäßig per E-Mail 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin. Auf Wunsch zusätzlich per SMS – gerade bei beratungs- oder gesundheitsnahen Terminen reduziert das No-Shows deutlich.
Lassen sich Termine vom Kunden selbst stornieren oder verschieben?
Ja, jeder Bestätigungs-Link enthält Optionen zum Verschieben oder Stornieren. Änderungen synchronisieren sich automatisch in alle angebundenen Kalender.
Projektdauer: 1 Woche von Freigabe bis produktive Nutzung