Rechnungs- & Belegverarbeitung automatisieren
Rechnungen und Belege automatisch erfassen, prüfen und verbuchen – statt Tippen.
Ausgangslage
Eingehende Rechnungen und Belege landen per E-Mail, als PDF, als Foto oder Papier in der Buchhaltung. Jemand muss sie sichten, Beträge, Steuersätze und Lieferanten erfassen, dem richtigen Konto zuordnen und in lexoffice oder sevDesk verbuchen. Das frisst Stunden pro Woche, ist fehleranfällig und in Stoßzeiten kommt der Monatsabschluss ins Stocken.
Lösung
Ein KI-gestützter Beleg-Workflow liest eingehende Rechnungen automatisch aus (OCR + LLM-Extraktion), prüft Pflichtangaben und Plausibilität, ordnet Konten und Steuersätze zu und übergibt den fertigen Buchungsvorschlag an lexoffice oder sevDesk. Unsichere Fälle werden zur Freigabe markiert – der Mensch entscheidet, die KI macht die Vorarbeit.
So sind wir vorgegangen
- Bestehende Belegquellen erfassen (E-Mail-Postfach, DATEV-Upload, Scanner, mobiler Beleg).
- Extraktions-Pipeline aufbauen (OCR + LLM für Lieferant, Betrag, Steuersatz, Zahlungsziel).
- Mapping auf Konten- und Kostenstellenrahmen des Unternehmens hinterlegen.
- Übergabe an lexoffice oder sevDesk via API inkl. Anhang des Originalbelegs.
- Freigabe-Flow für unsichere Fälle und Lernschleife für wiederkehrende Lieferanten.
Ergebnis
- ✓Typischerweise 6–10 Stunden pro Woche in der Buchhaltung gespart
- ✓Belege landen am selben Tag im System – kein Stapel mehr
- ✓Weniger Tippfehler, sauberer Monatsabschluss
- ✓DSGVO-konform, Originalbelege bleiben revisionssicher archiviert
FAQ
Funktioniert das auch mit fotografierten Belegen vom Handy?
Ja. Die Pipeline kombiniert OCR mit LLM-Nachbearbeitung und kommt mit Fotos, Scans und PDFs zurecht. Belege können direkt per E-Mail an ein dediziertes Postfach geschickt werden.
Welche Buchhaltungssysteme werden unterstützt?
Standardmäßig lexoffice und sevDesk via API. DATEV-Übergaben oder andere Tools sind im Setup ergänzbar.
Was passiert, wenn die KI eine Rechnung falsch zuordnet?
Jeder Buchungsvorschlag bleibt änderbar. Unsichere Fälle werden vor der Verbuchung zur Freigabe markiert. Korrekturen fließen in das Mapping zurück, sodass die Erkennung pro Lieferant über die Zeit besser wird.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Datenverarbeitung erfolgt verschlüsselt, Zugriffe sind rollenbasiert, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird vor Umsetzungsbeginn abgeschlossen.
Projektdauer: 1–2 Wochen von Freigabe bis produktive Nutzung