E-Mail-Posteingang sortieren & Antworten vorbereiten
KI sortiert den Posteingang und schreibt Antwortentwürfe – die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Ausgangslage
Geteilte Postfächer wie info@, office@ oder support@ laufen über. Anfragen, Rechnungen, Newsletter, Werbung und echte Kundenanliegen mischen sich. Bis jemand sortiert hat und eine fundierte Antwort tippt, ist halbe Stunden um – pro Mail. Wichtige Anfragen bleiben liegen, die Reaktionszeit leidet.
Lösung
Eine KI-gestützte Posteingangs-Automatisierung klassifiziert eingehende Mails (Anfrage, Rechnung, Spam, intern), priorisiert sie und erstellt auf Basis Ihres Wissensspeichers fertige Antwortentwürfe direkt in Outlook oder Gmail. Der Mensch liest, freigibt, sendet – die KI macht 80 % der Vorarbeit. Sensible Mails werden nie automatisch beantwortet.
So sind wir vorgegangen
- Postfächer und Kategorien definieren (z. B. Anfrage, Angebot, Rechnung, Support, Spam).
- Wissensquellen aufbauen: FAQ, Produkt-Infos, AGB, Textbausteine.
- Klassifizierungs- und Entwurfsmodell aufsetzen, direkt in Outlook/Gmail integriert.
- Eskalationsregeln: Welche Mails dürfen nie automatisch beantwortet werden? Welche brauchen 4-Augen-Prinzip?
- Pilotphase mit Feedback-Loop – jede Korrektur verbessert die Entwürfe.
Ergebnis
- ✓Antworten 50–70 % schneller fertig
- ✓Posteingang automatisch nach Priorität sortiert
- ✓Freigabe bleibt beim Menschen – keine ungesehenen KI-Mails an Kunden
- ✓DSGVO-konform, lokale oder europäische Modelle möglich
FAQ
Werden Mails wirklich automatisch verschickt?
Standardmäßig nicht. Die KI legt Entwürfe in Outlook oder Gmail an, ein Mensch liest, passt an und sendet. Vollautomatische Antworten gibt es nur für klar definierte, niedrig-riskante Fälle (z. B. Eingangsbestätigung).
Funktioniert das mit Outlook UND Gmail?
Ja. Beide Systeme werden via offizielle APIs angebunden. Entwürfe und Kategorien erscheinen direkt im gewohnten Posteingang.
Was ist mit vertraulichen oder rechtlich heiklen Mails?
Solche Kategorien (z. B. Reklamationen, Kündigungen, anwaltliche Schreiben) werden gezielt aus der Automatisierung ausgeschlossen und landen markiert beim zuständigen Team.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Auf Wunsch ausschließlich auf europäischen Servern. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Mailinhalte werden nicht zu Trainingszwecken verwendet.
Projektdauer: 1–2 Wochen von Freigabe bis produktive Nutzung